En diciembre de 2022 el Gobierno salvadoreño a través del Ministerio de Hacienda lanzó oficialmente el Sistema de facturación electrónica.
¿Qué significa esto para todas las empresas?
El ingeniero Nelson Chicas, fundador de la empresa FINDEX, es un experto en automatizar procesos administrativos contables para empresas en el país a través de la digitalización.
En esta entrevista aclara y explica información que las empresas deben conocer.
Ing. Nelson Chicas
¿Qué es la factura electrónica y cuál es el marco legal y fechas de cumplimiento de esta normativa?
Es el cambio de esquema de pasar de la facturación física tradicional, en la que requerimos de papelería para poder emitir factura, a una que es completamente digital desde la emisión hasta la recepción.
Ahora para emitir una factura se necesitará un software y para recibirla un medio electrónico, como un correo electrónico, WhatsApp, Telegram, redes sociales u otros.
Habrá situaciones en que no se podrá recibir por forma electrónica y, en esos casos, no tocará más que imprimirla.
Es un proceso que va a ser paulatino, no es obligatorio para todos de una vez, sino que el Ministerio de Hacienda va a estar obligando a empresas por diferentes grupos.
Hasta el momento han sido tres grupos los que han sido obligados:
- El primero se obligó para salir el 1 de julio de este año
- El segundo grupo para el 1 de octubre, y
- Un tercer grupo para que esté listo el 1 de enero de 2024.
¿Cuáles son las recomendaciones a seguir al momento en que las empresas empiecen a utilizar la factura electrónica?
La facturación electrónica es un cambio cultural, es decir, es un cambio al que todos nos tenemos que adecuar internamente en las empresas, nuestros clientes, nuestros proveedores, nuestros colaboradores, incluso áreas de Gobierno.
Entonces, en este sentido la recomendación principal es que no veamos facturación electrónica como algo inminentemente técnico, más allá de eso, una implementación correcta.
Las empresas deben ver sus procesos, esta es la parte más complicada, en el sentido que se tiene que mapear qué cambios van a suceder en cada empresa.
Por ejemplo, el más sencillo son los pagos con quedan, que en las empresas es bastante común, un proveedor ya no hará llegar una factura en físico, sino que se la hará llegar por correo electrónico.
¿Qué relación tiene la firma electrónica con la factura electrónica?
Hay toda una ley detrás de la firma electrónica. Para facturación electrónica se utiliza específicamente solo para garantizar quién es el emisor de la factura.
La ley de firma electrónica tiene un alcance bastante grande, puede servir para firmar contratos, para diversos procesos legales, pero esta firma electrónica para facturación sirve únicamente para identificar quién está emitiendo la factura.
¿Cuáles son los retos que tienen las empresas con esta normativa?
Primero la adecuación de sus procesos.
Muchos quizás se van a sentir identificados, a veces se reembolsan los gastos de los colaboradores, entonces los colaboradores anteriormente simplemente daban la tarjeta de IVA y se emitía un crédito fiscal físico y ese lo entregaba a contabilidad.
¿Qué pasa ahora?
Ahora, por ejemplo, al solicitar crédito fiscal en una gasolinera, se recomienda brindar un correo electrónico central, este debe ser creado con suficiente anticipación por la empresa, y el cual será el correo donde se reciban todas las facturas electrónicas.
Check list a tomar en cuenta
- Tener una solución de facturación electrónica ya sea interna o a través de un tercero que permita generar el formato que requiera Hacienda.
- Almacenar las facturas que se emitan por diez años
- Saber manejar la situación a través de la comunicación.
